Mitglieder einladen und Beitrittsanfragen entscheiden

Laden Sie Leute per E-Mail ins Portal ein und geben Sie jeder Person eine Rolle. Bei der ersten Anmeldung hat sie genau diese Rolle. Anfragen von Leuten, die von sich aus beitreten wollen, entscheiden Sie an derselben Stelle.

Schritte#

Eine Person einladen#

1. Öffnen Sie Einstellungen › Organisation › Team und klicken Sie oben rechts auf Mitglied einladen. Denselben Dialog öffnen die Befehlspalette und der Einrichtungs-Schritt Erstes Mitglied einladen auf dem Dashboard.
2. Der Dialog Nutzer einladen („Eine Einladung per E-Mail versenden und eine Startrolle vergeben.“) fragt zuerst die E-Mail.
3. Wählen Sie unter Rolle die Startrolle. Das Feld ist Pflicht — die Vorauswahl Rolle wählen … muss ersetzt werden, sonst antwortet das Formular „Bitte wählen Sie eine Rolle.“
4. Klicken Sie auf Einladen.

Über dem Formular steht Ihr Platzstand („2 von 5 Plätzen belegt“). Sind alle vergeben: „Alle Plätze Ihres Pakets sind belegt. Ein grösseres Paket schafft Platz — oder Sie deaktivieren ein Konto.“ Im Paket Starter entfällt die Rollenwahl: „Ihr Paket kennt keine Rollen-Abstufung: Jedes Mitglied erhält Vollzugriff. Rollen gibt es ab Pro.“

Offene Einladungen verfolgen#

Eingeladene stehen in der Mitglieder-Tabelle mit Eingeladen · läuft … ab („Noch kein Konto — die Einladung ist unterwegs.“), nach Fristablauf mit Einladung abgelaufen. Der Abschnitt Einladungen führt jede Versendung als Ausstehend, Angenommen, Widerrufen oder Abgelaufen. Erneut senden schickt den Link neu und verlängert die Frist, Widerrufen macht ihn ungültig.

Eine Beitrittsanfrage entscheiden#

Registriert sich jemand mit einer Adresse Ihrer Domäne selbst, entsteht daraus keine zweite Organisation, sondern eine Beitrittsanfrage an Ihre. Die Adresse ist dabei schon bestätigt. Sie erfahren davon dreifach: als Hinweiszeile über der Tabelle („3 Beitrittsanfragen warten auf Entscheidung“), als Meldung unter Benachrichtigungen und per E-Mail an alle aktiven Inhaber und Manager — diese E-Mail lässt sich nicht abschalten. Ohne Entscheidungsrecht bleibt die Zeile ein Hinweis mit dem Zusatz „Die Entscheidung liegt bei Inhabern.“

1. Klicken Sie auf Ansehen. Der Abschnitt Beitrittsanfragen klappt auf und zeigt je Anfrage die Adresse, eine optionale Nachricht, Eingegangen am …, Verfällt … und den Zustand (Offen, Angenommen, Abgelehnt, Verfallen).
2. Annehmen öffnet den Dialog Beitritt annehmen. Er verlangt genau eine Angabe, die Rolle. Bestätigen Sie mit Annehmen und einladen. Daraus wird eine ganz normale Einladung. Die Rolle bestimmen ausschließlich Sie. Die Anfrage kann keine vorschlagen — sonst legte die anfragende Person ihre eigenen Rechte fest. Zur Auswahl stehen wie bei jeder Einladung nur Rollen, die Sie selbst vergeben dürfen.
3. Ablehnen öffnet Beitrittsanfrage ablehnen? mit dem Hinweis: „Die Ablehnung ist still — die Person erhält keine Nachricht darüber.“

Offene Anfragen verfallen nach 14 Tagen und bleiben als Eintrag stehen. Danach ist ein neuer Versuch möglich. Solange eine Anfrage derselben Adresse offen ist, entsteht keine zweite.

Ergebnis prüfen#

• Es erscheint Einladung versendet, und die Zeile steht mit dem Status Eingeladen in der Tabelle.
• Die Person legt über den Link Anzeigename und Passwort (min. 12 Zeichen) an und ist danach angemeldet. Der Link gilt 7 Tage.
• Nach dem Beitritt wechselt der Status auf Aktiv.
• Nach einer Ablehnung erscheint Anfrage abgelehnt, und die Anfrage bleibt als Abgelehnt stehen.

Wenn etwas nicht klappt#

Weiterführendes#

• Mitglieder verwalten: Rolle ändern, sperren, entfernen
• Rollen und Rechte
• Konto anlegen