# Die Bibliothek verwalten: finden, prüfen, löschen

Die **Bibliothek** hält alles, was auf Ihre Displays kann: Dateien und eingerichtete Apps. Finden Sie einen Eintrag, sehen Sie, wo er läuft, benennen Sie ihn um und löschen Sie, was Sie nicht mehr brauchen. Gelöschte Dateien bleiben eine Weile im Papierkorb, Sie können sie also zurückholen.

> **Typ:** anleitung
> **Für wen:** alle, die die Bibliothek in Ordnung halten
> **Voraussetzung:** die Rolle Inhaber oder Manager. App-Inhalte erscheinen mit dem Recht **App-Inhalte auflisten**.
> **Ort im Portal:** **Bibliothek**

## Dateien und App-Inhalte finden

Die Seitenleiste bestimmt, was das Raster zeigt.

| Eintrag | Zeigt |
|---|---|
| **Alles** | Dateien und App-Inhalte, die App-Inhalte zuerst |
| **App-Inhalte** | nur Ihre eingerichteten Apps, siehe [App-Inhalte anlegen, einstellen und pflegen](/de/content/app-contents) |
| **Bilder**, **Videos**, **Dokumente** | Dateien einer Art. **Dokumente** umfasst PDF-, Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien. |
| **Zuletzt hinzugefügt** | die neuesten Dateien |
| **Braucht Aufmerksamkeit** | App-Inhalte, die nicht mehr laufen, wie sie sollen. Der Eintrag erscheint nur, wenn es welche gibt. |
| **Papierkorb** | gelöschte Dateien |

Ordner, gespeicherte Filter und Orte stehen dazwischen, siehe [Ordner, Tags und gespeicherte Filter](/de/content/folders-tags-filters). Etwas Neues legen Sie oben rechts mit **Neu** an: **Datei hochladen**, **App-Inhalt**, **Szene gestalten** oder **Playlist**. Einträge, für die Ihnen das Recht fehlt, stehen nicht darin.

**In der Bibliothek suchen** sucht Namen im **Aktueller Ordner** oder **Überall**. Die Chips **Alle**, **Wird verwendet** und **Nicht verwendet** filtern nach Verwendung. **Filter** grenzt das Raster nach Format, Tags, Zeitraum und Größe ein. **Sortierung** und **Ansicht** ändern Reihenfolge und Darstellung: **Kacheln**, **Liste** oder **Galerie**. App-Inhalte erscheinen nur in den **Kacheln**, und ein Format-Filter blendet sie aus.

![Der Bereich Bibliothek mit der Seitenleiste aus Alles, App-Inhalten, den Arten der Dateien, Ordnern und Papierkorb (1), der Filterleiste aus Suchfeld, Sortierung, Ansicht, Verwendung und Filter (2), dem Kachel-Raster der Inhalte (3) und der Schaltfläche Neu (4)](/de/content/bilder/4df7c561-media-overview.png)

## Schritte

### Eine Datei umbenennen oder Tags vergeben

1. Klicken Sie auf die Datei. Rechts öffnen sich die **Medien-Details**.
2. Ändern Sie den **Name**. Tippen Sie unter **Tags** ein Tag ein und drücken Sie Enter.
3. Klicken Sie auf **Speichern**.

**Herunterladen** speichert die Originaldatei. **Medium groß anzeigen** öffnet die Vorschau in voller Größe.

![Die geöffneten Medien-Details neben dem Raster: die Vorschau, die sich über „Medium groß anzeigen“ vergrößern lässt (1), die Reiter Details und Verwendung (2), die Felder Name und Tags mit Speichern (3) und die Fußzeile mit Herunterladen und Löschen (4)](/de/content/bilder/34e0f9e9-media-details.png)

### Prüfen, wo ein Eintrag verwendet wird

Wechseln Sie bei einer Datei in den **Medien-Details** zu **Verwendung**. Dort stehen alle veröffentlichten Szenen und Markeneinstellungen, die die Datei nutzen. **Nirgends verwendet.** heißt, Sie können sie gefahrlos löschen. Die Karte eines App-Inhalts nennt seine Verwendung selbst, etwa „in 3 Szenen und 1 Playlist“.

### Löschen und wiederherstellen

1. Klicken Sie in den **Medien-Details** auf **Löschen** und bestätigen Sie mit **Löschen**. Die Datei wandert in den **Papierkorb**.
2. Um sie zurückzuholen, öffnen Sie in der Seitenleiste den **Papierkorb** und klicken auf **Wiederherstellen**.

Dateien bleiben standardmäßig 30 Tage im Papierkorb, und jede zeigt, wie viele Tage ihr noch bleiben. Danach werden sie endgültig entfernt. **Endgültig löschen** entfernt eine Datei sofort und lässt sich nicht rückgängig machen. Dateien im Papierkorb zählen nicht zu Ihrem Speicher.

Für einen App-Inhalt gibt es keinen Papierkorb. Wählen Sie im Menü seiner Karte **Löschen**. Er ist danach endgültig weg.

> **Achtung:** Eine Datei, die eine Szene oder die Marke nutzt, lässt sich nicht löschen, ebenso ein App-Inhalt, der irgendwo läuft. Nehmen Sie sie zuerst aus den Szenen, Playlisten und Programmen. So verschwindet nichts, was gerade auf einem Display läuft.

## Ergebnis prüfen

Eine umbenannte Datei zeigt ihren neuen Namen, und das Portal bestätigt mit **Änderungen gespeichert**. Eine gelöschte Datei verschwindet aus ihrem Ordner und erscheint im **Papierkorb**. Nach **Wiederherstellen** liegt sie wieder in ihrem alten Ordner.

## Wenn die Verarbeitung scheitert

Eine Datei im Zustand **Fehler** zeigt in den Details unter **Verarbeitung fehlgeschlagen** einen Satz. Er nennt die Ursache und sagt, was Sie tun. **Erneut verarbeiten** steht nur da, wo ein Neustart das Ergebnis ändern kann.

| Der Satz lautet | **Erneut verarbeiten** |
|---|---|
| „Die Datei ist mit einem Kennwort geschützt. Speichern Sie sie ohne Kennwort und laden Sie sie erneut hoch.“ | entfällt |
| „Die Datei ist beschädigt oder unvollständig. Öffnen Sie sie auf Ihrem Computer, speichern Sie sie neu und laden Sie sie erneut hoch.“ | entfällt |
| „Die Datei ist kein gültiges PDF. Exportieren Sie das Dokument erneut als PDF und laden Sie es noch einmal hoch.“ | entfällt |
| „Eine Seite ist zu aufwendig für die Aufbereitung. Exportieren Sie das PDF mit kleineren Bildern oder geringerer Auflösung und laden Sie es erneut hoch.“ | bleibt |
| „Die Aufbereitung hat zu lange gedauert. Starten Sie die Verarbeitung in der Bibliothek neu. Hilft das nicht, teilen Sie das Dokument in kleinere Dateien.“ | bleibt |
| „Die Datei ist zu groß. Dokumente dürfen höchstens 100 MB groß sein. Verkleinern Sie die Datei und laden Sie sie erneut hoch.“ | entfällt |
| „Die Datei ließ sich nicht in ein PDF umwandeln. Speichern Sie sie in Ihrem Programm als PDF und laden Sie das PDF hoch.“ | bleibt |
| „Die Umwandlung von Office-Dateien ist gerade nicht verfügbar. Starten Sie die Verarbeitung später in der Bibliothek neu oder laden Sie die Datei als PDF hoch.“ | bleibt |
| „Laden Sie die Datei erneut hoch oder starten Sie die Verarbeitung in der Bibliothek neu.“ | bleibt |

Dieselben Sätze schickt das Portal in der Benachrichtigung **Medium nicht verarbeitet**, siehe [Benachrichtigungen](/de/organization/notifications).

## Wenn etwas nicht klappt

| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| **Löschen** ist ausgegraut oder wird abgelehnt | Eine Datei wird in einer Szene oder in der Marke verwendet. Ein App-Inhalt läuft in einer Szene, einer Playlist oder einem Programm. | Prüfen Sie die Verwendung, nehmen Sie den Eintrag dort heraus und löschen Sie ihn dann. |
| Die Kachel zeigt **Seiten werden vorbereitet** oder **Seite 3 von 12 vorbereitet** | Kein Fehler. Die Seiten eines Dokuments entstehen noch. | Warten Sie. Die Bibliothek aktualisiert sich von selbst. |
| Eine Datei ist aus dem Papierkorb verschwunden | Ihre Zeit im Papierkorb ist abgelaufen, oder jemand hat sie endgültig gelöscht. | Laden Sie die Datei erneut hoch. |
| Ein Video zeigt einen Hinweis statt zu spielen | Das Original nutzt ein Format, das der Browser nicht abspielt, etwa HEVC. | Warten Sie, bis das Portal eine abspielbare Fassung erstellt hat. |
| Ein alter Download-Link funktioniert nicht | Download-Links gelten nur etwa 15 Minuten. | Klicken Sie erneut auf **Herunterladen**. |

## Weiterführendes

- [Medien hochladen](/de/content/upload-media)
- [Ordner, Tags und gespeicherte Filter](/de/content/folders-tags-filters)
- [Dateitypen, Größen und Speicherplatz](/de/content/file-types-and-storage)